Privacybeleid • Clipido

Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2024

1. Inleiding

Clipido geeft om je privacy en behandelt je persoonsgegevens zo vertrouwelijk mogelijk.

De bescherming van je privacy en je persoonsgegevens nemen wij uiterst serieus. We verzamelen, bewaren en gebruiken je persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de inhoud van dit privacybeleid ("Privacybeleid") en de toepasselijke gegevensbeschermingsbepalingen, in het bijzonder de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG") en nationale gegevensbeschermingsbepalingen.

Dit Privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, voor welke doeleinden, hoelang we persoonsgegevens bewaren, wat je rechten hierbij zijn en hoe je ons kunt contacteren.

Dit Privacybeleid is onder andere van toepassing op (i) onze websites en platformen www.clipido.com en app.clipido.com (hierna onze "Websites"), en de daaraan verbonden diensten en activiteiten en (ii) alle relaties via elk ander communicatiemiddel tussen jou en ons.

2. Algemene informatie die geldt voor al onze verwerkingen van persoonsgegevens

2.1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Clipido BV, met maatschappelijke zetel te Haagdoornlaan 23, 3511 Hasselt en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0800.987.297 (hierna "Clipido" of "wij"), is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in dit Privacybeleid.

We wijzen erop dat Clipido de verwerkingsverantwoordelijke is voor de verwerking van je persoonsgegevens, wat betekent dat wij rechtstreeks verantwoordelijkheid tegenover jou dragen voor de verwerking van je persoonsgegevens. Dit Privacybeleid heeft uitsluitend betrekking op onze relatie met jou als verwerkingsverantwoordelijke.

Het is in deze context belangrijk op te merken dat Clipido in principe geen verwerkingsverantwoordelijke is voor de persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van onze Clipido-diensten (cloudopslag) die we aan klanten aanbieden. Voor die persoonsgegevens is de klant de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij een verwerker. Voor meer informatie over de verwerking van je persoonsgegevens in het kader van deze dienst(en) verwijzen we je naar het privacybeleid van de betreffende klant(en).

2.2. Hoe ontvangen we je persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee een individuele persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden. We kunnen persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen en verwerken, bijvoorbeeld wanneer:

je ons contacteert of hebt gecontacteerd;
we onze diensten aan jou leveren of hebben geleverd;
je een van onze Websites bezoekt;
enzovoort.

Meestal bezorg je ons je persoonsgegevens zelf, bijvoorbeeld:

wanneer je je contactgegevens opgeeft om een vraag te stellen via ons contactformulier;
wanneer je je registreert en een account aanmaakt als klant/gebruiker van Clipido;
enzovoort.

We kunnen je contactgegevens ook vinden, bijwerken, aanvullen en verbeteren via publieke bronnen en sociale netwerken.

2.3. Delen we je persoonsgegevens buiten de Europese Unie?

In principe gebruiken we je persoonsgegevens alleen om de diensten te leveren waar je om vraagt. Als we externe dienstverleners inschakelen om deze diensten te leveren, hebben ook deze dienstverleners uitsluitend toegang tot je persoonsgegevens in het kader van hun dienstverlening. We hebben de nodige technische en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat de gegevensbeschermingsbepalingen worden nageleefd en verplichten externe dienstverleners hetzelfde te doen. We hebben verwerkersovereenkomsten gesloten met de betrokken derden, die de nodige garanties bevatten inzake vertrouwelijkheid en de naleving van de privacy van je persoonsgegevens.

Niettegenstaande het voorgaande is het echter mogelijk dat Clipido je persoonsgegevens bekendmaakt aan de bevoegde autoriteiten (i) indien Clipido daartoe verplicht is door de wet of gerechtelijke procedures en (ii) om onze rechten te beschermen en te verdedigen.

We bewaren je persoonsgegevens over het algemeen op IT-systemen binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Als persoonsgegevens toch worden doorgegeven aan landen of organisaties buiten de EER, wordt steeds in een passende waarborg voorzien. Elke doorgifte van persoonsgegevens buiten de EER aan een ontvanger in een land dat niet onder een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie valt, is echter onderworpen aan de bepalingen van een gegevensdoorgifteovereenkomst die (i) de door de Europese Commissie uitgevaardigde modelcontractbepalingen bevat, of (ii) elk ander mechanisme in overeenstemming met de AVG of elke andere regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

2.4. Wat zijn je rechten als betrokkene?

Je hebt verschillende rechten:

Je hebt altijd recht op inzage in je persoonsgegevens. Zo kun je nagaan welke persoonsgegevens we over jou verwerken;
Je hebt altijd recht op rectificatie van je persoonsgegevens. Zo kun je onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die we over jou verwerken laten corrigeren of aanvullen;
Je hebt recht op wissing van je persoonsgegevens. Zo kun je persoonsgegevens die we over jou verwerken definitief laten verwijderen. We zijn niet altijd verplicht je persoonsgegevens op jouw verzoek te wissen; dit recht geldt alleen in de gevallen en in de mate waarin de wet dat voorziet;
Je hebt recht op beperking van de verwerking van persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Zo kun je het gebruik van je persoonsgegevens door ons bevriezen, zonder ze te wissen. We zijn niet altijd verplicht je persoonsgegevens op jouw verzoek te beperken; dit recht geldt alleen in de gevallen en in de mate waarin de wet dat voorziet;
Je hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Zo kun je je verzetten tegen de verdere verwerking van je persoonsgegevens. We zijn niet altijd verplicht je bezwaar te honoreren; dit recht geldt alleen wanneer we je persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang;
Je hebt altijd het recht je toestemming in te trekken wanneer de verwerking van je persoonsgegevens op je toestemming is gebaseerd;
Je hebt altijd het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden;
Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Zo kun je persoonsgegevens eenvoudig verplaatsen, kopiëren of overdragen van de ene verwerkingsverantwoordelijke naar de andere. Dit recht kan alleen worden uitgeoefend wanneer de verwerking gebaseerd is op je toestemming of op een overeenkomst met jou.

Wil je een van bovenstaande rechten uitoefenen, contacteer ons dan per e-mail via hello@clipido.com of per post via de gegevens hieronder (onder punt 2.5).

Wanneer je een verzoek indient om je rechten uit te oefenen, verifiëren we eerst je identiteit via de gepaste en minst privacy-indringende middelen. We doen dit om te voorkomen dat je gegevens in verkeerde handen vallen.

Het uitoefenen van je rechten is in principe kosteloos. Wanneer je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen we je een redelijke vergoeding aanrekenen in het licht van de door ons gemaakte administratieve kosten. In datzelfde geval kunnen we er echter ook voor kiezen geen gevolg te geven aan je verzoek. Je wordt altijd op de hoogte gebracht van de redenen daarvoor.

In elk geval informeren we je altijd over het gevolg dat aan je verzoek wordt gegeven, uiterlijk binnen een termijn van één maand. Voor complexe of meervoudige verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, maar ook van die noodzakelijke verlenging brengen we je binnen de maand op de hoogte.

2.5. Wil je je rechten uitoefenen, heb je vragen of een klacht?

Om je rechten uit te oefenen, of voor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens, kun je ons altijd contacteren:

Via e-mail: hello@clipido.com
Via post: Haagdoornlaan 23, 3511 Hasselt, België (Clipido BV)

Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit van je woonplaats. Voor België is dat:

Via website: gegevensbeschermingsautoriteit.be
Via e-mail: contact@apd-gba.be
Via telefoon: +32 2 247 48 00
Via post: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel (Gegevensbeschermingsautoriteit)

Voor meer informatie over klachten en beroepsmogelijkheden nodigen we je uit de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit te raadplegen: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.

3. Specifieke verwerkingen die op jou van toepassing kunnen zijn

Onder welke omstandigheden Clipido verschillende soorten persoonsgegevens over jou verzamelt, gebruikt of anderszins verwerkt, voor welk doel, op welke rechtsgrond, voor welke periode en met wie ze worden gedeeld, wordt hieronder beschreven.

3.1. Ben je klant van onze Clipido-dienst (voor bedrijven)?

Clipido biedt jou als klant een mediabeheerplatform waarmee je mediabestanden kunt groeperen en organiseren met behulp van intelligente tags.

Clipido kan een of meer van de volgende persoonsgegevens van jou als klant verzamelen en verwerken:

contactgegevens: bv. naam, voornaam, beroep en functie, telefoon- en gsm-nummer, e-mailadres en andere contactgegevens;
correspondentie en andere vormen van communicatie: bv. brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie (bv. je feedback, ervaringen, verwachtingen enz.);
facturatie- en administratieve gegevens: bv. bankrekeningnummers en alle andere informatie over betalingen.

We verzamelen echter nooit meer persoonsgegevens over jou dan strikt noodzakelijk om de doeleinden te bereiken waarvoor we je persoonsgegevens hebben verzameld.

Clipido verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

om je op jouw verzoek of op ons initiatief meer informatie te geven over onze diensten, als dit nodig wordt geacht om onze diensten voor jou correct uit te voeren;
om je onze diensten (waaronder ons platform) aan te bieden zoals met jou overeengekomen;
om elk contactverzoek, elke klacht en alle feedback af te handelen;
om betalingen te doen of te innen;
om een zakelijke relatie met jou als klant te onderhouden;
om je ervaringen met ons platform en onze diensten te delen.

Clipido verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent of om op jouw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinden I tot en met IV hierboven);
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Clipido of van een derde (doeleinde V hierboven). Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin je als klant beter van dienst te zijn door je op de hoogte te houden van onze activiteiten en diensten en ons platform en onze diensten voor de toekomst te verbeteren;
de klant heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinde VI hierboven).

We bewaren je persoonsgegevens tot:

1 maand na het versturen van de activeringsmail als je je account niet activeert;
1 jaar na afronding van de dienstverlening, tenzij Clipido wettelijk verplicht is de gegevens langer te bewaren.

In het kader van het bereiken van deze doeleinden kunnen we je persoonsgegevens delen met:

onderaannemers die persoonsgegevens namens ons verwerken (verwerkers), bv. voor hosting, mailing, cybersecurity en marketinginitiatieven. Zij verwerken je persoonsgegevens uitsluitend volgens onze schriftelijke instructies en volgens een afgesproken verwerkersovereenkomst;
gerechtelijke, politionele of administratieve autoriteiten, indien vereist door de wet of gerechtelijke procedures.

3.2. Ben je leverancier of onderaannemer van Clipido?

Clipido kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

contactgegevens: naam, titel, functie, telefoon- en gsm-nummer, e-mailadres, kantooradres en andere contact- en/of bedrijfsgegevens;
correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie;
informatie over de levering van het product/de dienst en alle informatie over onze verbintenis met de leverancier/onderaannemer, bankrekeningnummers en alle andere informatie over betalingen.

We verzamelen echter nooit meer persoonsgegevens over jou dan strikt noodzakelijk om de doeleinden te bereiken waarvoor we je persoonsgegevens hebben verzameld.

Clipido verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor het volgende doeleinde:

Het aankopen en gebruiken van je diensten en/of producten ten behoeve van de ontwikkeling en het gebruik van ons platform en onze diensten.

3.3. Ben je bezoeker van de website?

Clipido kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

contactgegevens: naam, voornaam, bedrijf, functie, adres, telefoon- en gsm-nummer, e-mailadres;
correspondentie en andere vormen van communicatie: waaronder vragen gesteld via de chatfunctie en in een contactverzoek;
technische informatie: IP-adres, browsertype, toesteltype, besturingssysteem.

We verzamelen echter nooit meer persoonsgegevens over jou dan strikt noodzakelijk om de doeleinden te bereiken waarvoor we je persoonsgegevens hebben verzameld.

In het kader van het bereiken van deze doeleinden kunnen we je persoonsgegevens delen met:

mogelijk derden die vermeld zouden worden in het Cookiebeleid.

3.4. Ben je deelnemer aan een van Clipido's activiteiten (events, webinars enz.)?

Clipido kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

contactgegevens: naam, voornaam, bedrijf, functie, adres, telefoon- en gsm-nummer, e-mailadres, adres- en betaalgegevens;
correspondentie en andere vormen van communicatie: waaronder vragen gesteld via de chatfunctie tijdens webinars en in een contactverzoek;
bij events: visitekaartjes, dieetwensen, foto's, video's enz.

We verzamelen echter nooit meer persoonsgegevens over jou dan strikt noodzakelijk om de doeleinden te bereiken waarvoor we je persoonsgegevens hebben verzameld.

Clipido verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

de organisatie van de Clipido-activiteit;
het uitvoeren van enquêtes;
direct marketing: om deelnemers uit te nodigen voor onze Clipido-activiteiten en hen eraan te laten deelnemen;
marketing: het plaatsen van foto's en video's op de Website(s) en sociale media van Clipido (bv. Facebook, LinkedIn) om onze diensten en activiteiten te promoten.

Clipido verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent of om op jouw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst (doeleinde I hierboven);
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Clipido of van een derde (doeleinden II en III hierboven). Onze gerechtvaardigde belangen bestaan uit het verbeteren van de kwaliteit van activiteiten en webinars (doeleinde II); en jou beter van dienst zijn (als je een bestaande klant van Clipido bent of eerder hebt deelgenomen aan een Clipido-activiteit) door je op de hoogte te houden van andere Clipido-activiteiten (doeleinde III);
de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinde IV).

Clipido bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de bovenstaande doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of tot de toestemming uitdrukkelijk wordt ingetrokken.

In het kader van het bereiken van deze doeleinden kunnen we je persoonsgegevens delen met:

onderaannemers die persoonsgegevens namens ons verwerken (verwerkers).

3.5. Ben je (potentiële) sollicitant bij Clipido?

Clipido kan een of meer van de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

contactgegevens: naam, voornaam, functie, telefoon- en gsm-nummer, thuisadres, e-mailadres, socialemedia-account en andere contactgegevens;
correspondentie en andere vormen van communicatie: brieven, e-mails en andere (vormen van) communicatie;
andere informatie met betrekking tot rekrutering: geslacht, geboortedatum, foto, sollicitatieformulier, cv, notities van sollicitatiegesprekken en andere informatie over werkervaring.

We verzamelen echter nooit meer persoonsgegevens over jou dan strikt noodzakelijk om de doeleinden te bereiken waarvoor we je persoonsgegevens hebben verzameld.

Clipido verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

om te beoordelen in welke mate de (potentiële) sollicitant geschikt is, om een sollicitatieprocedure te starten en voor de evaluatie van de sollicitatie;
om sollicitanten op de hoogte te houden van onze vacatures;
om sollicitanten uit te nodigen voor onze Clipido-activiteiten en hen aan onze activiteiten te laten deelnemen.

Clipido verwerkt de bovenstaande persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:

de verwerking is noodzakelijk om op verzoek van de sollicitant stappen te ondernemen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst waarbij de sollicitant partij wordt (doeleinde I hierboven);
de sollicitant heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens (doeleinden II en III hierboven).

Clipido verwijdert de persoonsgegevens van sollicitanten uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven om zijn/haar gegevens langer te bewaren. In dat geval bewaart Clipido de persoonsgegevens gedurende een periode van 1 jaar, waarna aan de sollicitant wordt gevraagd of hij/zij zijn/haar toestemming wil verlengen.

In het kader van het bereiken van deze doeleinden kunnen we je persoonsgegevens delen met:

onderaannemers die persoonsgegevens namens ons verwerken (verwerkers).

4. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website slaat een kleine hoeveelheid informatie op je toestel op en leest die bij een volgend bezoek opnieuw uit. Een deel van die opslag is nodig om de site te laten werken. De rest, op dit moment enkel websitestatistieken, draait alleen als je daar toestemming voor geeft.

We vragen je keuze voordat er niet-essentiële opslag of meting plaatsvindt, en je kan die keuze op elk moment aanpassen of intrekken via de link cookie-instellingen onderaan elke pagina.

De volledige lijst van wat we opslaan, hoe lang dat bewaard blijft en wie het ontvangt, staat in ons Cookiebeleid.

5. Wijzigingen aan dit Privacybeleid

We kunnen dit Privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. We raden je daarom aan het regelmatig te raadplegen, zodat je op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkt op 21 oktober 2024.