Nerdland Festival houdt festivalfoto's georganiseerd op schaal

Van podcast naar 30.000 bezoekers

Working Class Heroes is een management-, boekings- en productiebedrijf voor voornamelijk comedians en creators. Lieven Scheire, Wouter Deprez, Jens Dendoncker en Xander De Rycke staan op de roster, naast podcasts zoals Welcome To The AA, de volksjury en Nerdland.

Die laatste podcast groeide uit tot Nerdland Festival: het grootste wetenschapsfestival van de Benelux met bekende gasten, universiteitspartners, exposanten en tienduizenden bezoekers. Lana Deldycke, Promotions Manager bij Working Class Heroes, volgt de communicatie omtrent liveshows, events en merchandise mee op en zorgt er samen met het promoteam voor dat de verkoop goed loopt.

Dropbox-links, dubbele uploads en niets om op te zoeken

Voor Clipido stuurde de vaste foto- en videocrew Dropbox-links na elke show of festivaldag. Het promoteam downloadde alles en uploadde het opnieuw naar de eigen Dropbox. Na verloop van tijd werd dat een archief dat niemand kon doorzoeken.

Lana probeerde structuur te scheppen in die chaos door mappen te verplaatsen naar een logischere plek en een nieuwe naam te geven. Maar met drie nieuwe teamleden op komst en een festival van dertigduizend bezoekers op de planning was dat model niet meer schaalbaar.

Uploadformulieren, tags en een zoekfunctie die iedereen kan gebruiken

Clipido werd de primaire fotodatabank, zeker voor festivals waar gezichtsherkenning en AI-zoeken het meest van pas komen tellen. Uploadformulieren en tagsjablonen worden vooraf bepaald via een vast formulier en blijven overal consistent.

Lana omschrijft Clipido als overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en een echt gemak op vlak van doorzoekbaarheid. Beschrijf de foto die je in gedachten hebt en negen op de tien keer komt hij boven. Kleurcodes helpen AI-resultaten te onderscheiden van handmatig getagd materiaal, en zodra je daarmee vertrouwd geraakt bent, volgt de rest vanzelf.

Het hele kantoor heeft toegang. Voor Nerdland zag één gedeelde map zevenentwintig leden tijdens het festival, van promo en marketing tot de foto- en videocrew. Een gids van één pagina die Lana vooraf schreef was genoeg. Niemand kwam terug met de melding dat iets onvindbaar was.

De workflow versnelde met Clipido-werkruimtes

Voor het festival verzamelde Lana de e-mailadressen van de fotografen en gaf ze hen toegang en een korte how-to. Vanaf dan uploadden ze rechtstreeks in de werkruimte in plaats van links te sturen die iemand anders opnieuw moest uploaden en sorteren.

Fotografen konden dag- en fotograaftags toevoegen; het promoteam deed de rest. Dat was een fractie van het handwerk dat Dropbox op elke festivaldag vroeg. Lana had gedacht dat het volume aan fotomateriaal en de snelheid waarmee er geüpload en gedownload werd, misschien invloed zou hebben op de werking van Clipido, maar Clipido liet geen steken vallen en was heel betrouwbaar.

Gastenfoto's binnen het uur, partners die zichzelf bedienen

Gezichtsherkenning veranderde hoe snel foto's gedeeld konden worden met speakers en guests. Selecteer de juiste gezichten, zet de beelden in een map en deel binnen het uur na een show, terwijl gasten nog aan het posten zijn en het merkmoment nog leeft.

Exposanten, sprekers en standhouders krijgen in de loop van het weekend een Clipido-link per e-mail. Gezichtsherkenning laat hen zichzelf terugvinden, zonder klachten over ontbrekende standfoto's. Zoeken op standnaam of visuele gelijkenis verving het graven door duizenden bestanden.

Dezelfde bibliotheek, het hele jaar door

Nerdland Festival is de intensieve usecase, maar Working Class Heroes houdt Clipido het hele jaar door draaiende. De website updaten met verse foto's kostte vroeger bijna een dag zoeken. Nu is het één zoekopdracht en klaar. Partnerdossiers, persmateriaal en artiestenassets putten uit dezelfde doorzoekbare bibliotheek.

Het team breidt Clipido uit naar meer artiestenwerk buiten de festivalcontext, om dezelfde reden: alles is makkelijker te vinden, taggen en delen zonder aangewezen archiefbewaarder.

Vraag Lana om één woord en ze twijfelt niet: lifesaver.